Nykyaikainen inWorks-järjestelmä asiakastiedon ja laskutuksen hallintaan helpottaa tuntuvasti työntekoa

Hyvinkään Lämpövoima on ottanut käyttöön täysin uuden, selainpohjaisen
inWorks-järjestelmän asiakastiedonhallintaan ja laskutukseen. Edistyksellinen järjestelmä toteutettiin ja käyttöönotettiin tuotantokäyttöön reilussa vuodessa. inWorks-tuote perheeseen kuuluvat valmiit asiakastiedonhallinta- ja laskutusjärjestelmät inWorks Heat ja inWorks Water.

Tuotteet on erityisesti suunnattu yrityksille ja yhtiöille, jotka toimivat kaukolämmön ja/tai veden toimialoilla. Hyvinkään Lämpövoima oli hankkimassa asiakastietojärjestelmää, joka hoitaisi normaalin asiakashallinnan ja laskutuksen lisäksi myös vuoden vaihteessa käyttöön otetun suoralaskutuksen. ”Järjestelmän tarjouskilpailuvaiheessa tapasimme inPulse Worksin
edustajat. Heidän energiatoimialan osaaminen ja sähköisten palveluiden erittäin modernit ratkaisut nostivat heidät heti potentiaaliseksi toimittajaksi. Ymmärsimme, että heidän kanssaan meillä oli mahdollisuus saada paljon odotettua enemmän”,
kertoo Hyvinkään Lämpövoiman kaukolämpöinsinööri Sami Pesonen.

Prosessipohjainen järjestelmä on helppokäyttöisyydessään aivan jotain muuta kuin mihin olemme kaukolämpöliiketoiminnassa tottuneet.

”Ongelmana oikeastaan oli vain aikataulu, sillä järjestelmä piti toteuttaa, testata ja käyttöönottaa hyvin tiukalla aikataululla – reilussa vuodessa. Koska inPulsella oli sähköisten palveluiden puolella referenssejä erittäin nopeista käyttöönottoaikatauluista, uskalsimme lähteä heidän ensimmäiseksi ATJ-asiakkaakseen”, perustelee Hyvinkään Lämpövoiman toimitusjohtaja Matti Laukkanen, tyytyväisenä tehtyyn hankintapäätökseen. Hankintasopimus allekirjoitettiin loppuvuodesta 2012.

Järjestelmän käyttöönotto ja testaus toteutettiin vaiheittain. Kriittisimmät osuudet testattiin jo
tammikuussa 2013 edeten projektissa niin, että kokonaisjärjestelmän testaus aloitettiin suunnitellusti lokakuun alussa. Sen lisäksi loppuvuodesta keskityttiin kuukausilaskutuksen testaukseen, ja helmikuussa 2014 suoritettiin tammikuun tuotantolaskutus.

”Tietenkin testasimme laskutuksen lisäksi myös järjestelmäkokonaisuutta. Prosessipohjainen järjestelmä on helppokäyttöisyydessään aivan jotain muuta kuin mihin olemme kaukolämpöliiketoiminnassa tottuneet. Helppokäyttöisyyden vuoksi meiltä tarvittu aika kouluttautumiseen ja testaamiseen on ollut huomattavasti pienempi kuin aiempien järjestelmien käyttöönotoissa”, projektia vetänyt Jormalainen kertoo. Lopuksi otettiin käyttöön järjestelmään kuuluvat loppuasiakkaille suunnatut sähköiset palvelut.

”Tietenkin asiakastiedonhallinta- ja laskutusjärjestelmän toteutus ja käyttöönotto noin vuodessa oli haaste. Tiesimme kuitenkin mitä olimme tekemässä. Siksi meidän oli helppoa sitoutua aikatauluun ja myös pysyä siinä. Nopeat toimitusaikamme ovat yleisestikin melko poikkeuksellisia toimialalla”, inPulse Worksin myyntijohtaja Jari Kokkonen kertoo tyytyväisenä.

Moderni asiakastiedonhallinta- ja laskutusjärjestelmäperhe – nyt ja tulevaisuudessa

inWorks on täysin uudenlainen asiakastietojärjestelmäperhe, joka tarjoaa yrityksille liiketoiminnan kannalta oleelliset, helppokäyttöiset palvelut asiakastiedon hallintaan ja laskutukseen sekä loppuasiakkaiden itsepalveluun. Koska järjestelmä perustuu sen käyttäjien jokapäiväiseen työhön, on liiketoiminnan tehtävien hoitaminen sen avulla helppoa ja mielekästä. inWorksin avulla työn tekeminen ei ole enää aika- tai paikkasidonnaista, sillä järjestelmän selainpohjaisuus mahdollistaa myös sujuvan etäkäytön.

Helppous on käytettävyyttä parhaimmillaan.

”Järjestelmän helppokäyttöisyys ja sitä kautta saavutettu käytön tehokkuus ovat yllättäneet meidät. Nyt pystymme hoitamaan kaikki asiakastiedonhallintaan ja laskutukseen liittyvät toimenpiteet helposti. Työtämme on helpottanut myös se, ettei meidän enää tarvitse ylläpitää mitään ylimääräistä järjestelmän vaatimaa, mutta liiketoiminnan kannalta tarpeetonta tietoa. Helppous on käytettävyyttä parhaimmillaan”, laskuttaja Sirpa Lilja Hyvinkään Lämpövoimalta kertoo kokemuksistaan HeatWorksin käytöstä.

”Meillä on nyt käytössämme uudenaikainen HeatWorks-järjestelmäkokonaisuus, jonka edistyksellisyys myös tulevaisuudessa perustuu jatkuvaan vuorovaikutteiseen kehittämiseen. Järjestelmää ei ole suunniteltu vain toimittajan työpöydän takana, vaan sen toiminnot on kehitetty sparraamalla oikeita asiantuntijoita eli sen todellisia käyttäjiä. Näin toimimalla hyvistä ideoista on saatu erinomaisesti käytännössä toimivia ratkaisuja. Meidän on helppo luottaa, että inPulse jatkaa tulevaisuudessa järjestelmän kehittämistä”, summaa Sami Pesonen.

Järjestelmää ei ole suunniteltu vain toimittajan työpöydän takana, vaan sen toiminnot on kehitetty sparraamalla oikeita asiantuntijoita eli sen todellisia käyttäjiä.

”Koko yrityksemme perusidea on luoda hyvä työpaikka – ei vain meille itsellemme – vaan myös asiakkaillemme. Tähän ajatukseen perustuen kehitämme jatkuvasti ratkaisuja, jotka pohjautuvat asiakkaidemme liiketoiminnan tarpeisiin. Liiketoiminnan tarpeita ymmärtämällä – kiitos asiantuntevien asiakkaidemme – olemmekin pystyneet luomaan järjestelmäkokonaisuuksia, jotka auttavat asiakkaitamme heidän jokapäiväisessä työssään”, koostaa Jari Kokkonen.

 

Hyvinkään Lämpövoima Oy

Yhtiö on perustettu vuonna 1974 ja se on ollut kaupungin omistama alusta alkaen. Ensimmäiset lämpösopimukset on tehty vuonna 1975 ja nykyisellään kaukolämpöön on liittynyt yli 12 000 asuntoa, joissa asuu yhteensä reilu 35 000 asukasta. 80 % Hyvinkään asukkaista asuu kaukolämmitetyssä talossa. Pientaloja kaukolämpöön kytkettynä on noin 800. Yhtiö tuottaa ja myy kaukolämpöä Hyvinkään alueella. Lisäksi yhtiö toimittaa maakaasua ja tarjoaa asiakkailleen lämmitysjärjestelmien saneerauksia, huolto-, ylläpito- ja päivystyspalveluita sekä erilaisia asiantuntijapalveluita.